كتاب إدارة الأولويات “الأهم أولا”

أهلا بكم في مراجعة جديدة لكتاب جديد وهو كتاب إدارة الأولويات لستيفن آر كوفي.

مشكلتي مع تنظيم الوقت مشكلة عويصة فعلا، عانيت منها لفترة لا بأس بها، كنت أتماطل عن أداء مهامي اليومية كثيرا، يأتي آخر اليوم لأعدد إنجازاتي فلا أجد شيئا مفيدا، كنت ككل مرة أوهم نفسي بأن يوم غد سيكون إنتاجيا أكثر ولا مزيد من التسويف والمماطلة، ولكن هيهات تمر الأيام والشهور ولا يتغير شيء، كنت أعيش حالة من الفوضى الخارجية والداخلية ولم ألاحظ بأنني كنت أدور في منطقة الراحة أتجنب كل المهام التي تتطلب مني جهدا أو تركيزا للقيام بها فقدت السيطرة على حياتي ولكن الحمد لله كانت مؤقتة و لم تدم طويلا، كنت ألجأ في أغلب الأحيان لوضع تخطيط لما يجب علي القيام به فلا ألبث حتى أعود لما كنت عليه من قبل. حاولت تنظيم وقتي بكل الوسائل والطرق التي كنت أفقهها أنذاك ولكن للأسف باءت كلها بالفشل لأنها وببساطة كانت تفتقد للتطبيق العملي فكانت تبقى مجرد حبر على ورق، في إحدى المرات كنت قد سئمت من تراكم المهام علي وسئمت من كوني لم تعد لدي الرغبة في القيام بالمهام بالرغم من توفر الوقت، شغلت الحاسوب ورحت أبحث عن أفضل طريقة لتنظيم الوقت فإذا بي أصادف مقطعا على اليوتيوب يتحدث عن كتاب إدارة الأولويات وأهميته في تنظيم الوقت، كنت أسمع كثيرا عن شخصية ستيفن آر كوفي ولكني لم أقرأ له كتابا من قبل، أعجبتني طريقة تقديم الكتاب فقلت لم لا أجرب قراءته حتى تكون لدي معلومات كافية حول الموضوع لعلها تكون الطريقة المنقذة لي. حملت الكتاب بصيغة PDF وشرعت في القراءة، استغرق مني إنهاؤه وقتا طويلا بالإضافة لكونه يحتوي على حوالي 500 صفحة ولكني لم أفكر يوما من التوقف عن إتمامه لأن أسلوب الكاتب كان رائعا حقا، اعتمد على القصص والحوارات لشرح أفكاره ما يجعل القارئ يستوعبها بسرعة.

الأهم أولا يقول الكاتب بأنها إحدى العادات السبع التي يجب توفرها لدى كل شخص يهتم بتطوير نفسه للأفضل، بحيث تتمحور أفكار الكتاب كلها على هذه الفكرة، والتي كان قد ذكرها الكاتب كذلك في كتابه العادات السبع للناس الأكثر فاعلية ولكن لم تكن بصورة مفصلة.

بالرغم من أن الكتاب صدر سنة 1963 إلا أنه لا يزال المرجع الرئيسي لكل شخص يريد تنظيم وقته وإدارة مهامه بشكل أفضل فقد وصل تقييمه على موقع GoodRaeds على 4.11/5 .

الكتاب يختلف عن باقي كتب تطوير الذات كونه عملي وتطبيقي أكثر من كونه نظري، فيتطلب منك إحضار ورقة وقلم قبل البدأ بقراءته.

في الفصلين الأولين من الكتاب يحاول المؤلف إخبارنا بأن عملية تنظيم الوقت لا تحتاج منا ساعة ولا عدادا للوقت، وإنما تحتاج منا بوصلة توضح لنا الطريقة التي تمكننا من القيام بالمهمة المناسبة في الوقت المناسب، وفي المقابل يدعونا لاسترجاع كل الطرق السابقة التي استخدمناها لتنظيم مهامنا اليومية، يقول الكاتب بأن أغلبية الأشخاص قد قاموا في المجمل باستخدام ثلاث طرق مختلفة لتنظيم مهامهم وهي ما أطلق عليها مصطلح الأجيال.

الجيل الأول : المفكرة وقائمة المهام “to do list” : ليس منا من لم يستخدم قائمة المهام لتحديد ما يجب عليه القيام به سواءا كان ذلك على مستوى مفكرة ورقية أو تطبيق على الهاتف الذكي أو أي شكل آخر، ولكن المشكلة ليست في قائمة المهام في حد ذاتها ولكن أولا في عدم الإستمرارية في العمل بها، وثانيا كونها لا تضمن منا التزاما صارما بالقيام بتلك المهام، بالإضافة إلأى أنها تمنحنا كل الحرية في كيفية القيام بالمهام ومتى يتم ذلك، فهي لا تهتم بالجودة ولا بالطريقة المهم أن نقوم بشطب تلك المهمة في آخر اليوم، فينبهنا الكاتب هنا أنه ليس مهما أن تنهي مهمتك بسرعة أو تقوم بالعديد من المهام خلال يوم واحد فقط بقدر ما هو مهم أن تحرص على الجودة وإتقانك لها وأن تقوم بها على أكمل وجه، بحيث لا تتطلب منك الرجوع إليها ثانية، فتنظيم الوقت هو “أن تقوم بالمهمة المناسبة في الوقت المناسب وبالطريقة المناسبة أيضا ” وهذه الأخيرة لا يمكن لقائمة المهام أن تضمنه لنا لذلك نجد أن أغلبنا يلجأ إلأى قائمة مهامه في آخر اليوم ويشطبها كلها دون الإنتباه هل قام بها كما ينبغي؟
الجيل الثاني : الأجندة : مهمة الأجندة أنهاتضع لنا مجالا زمنيا محددا للقيام بالمهام مثلا من الساعة 8:00–10:00 لديك كذا، كنت واحدة من الأشخاص الذين أدمنوا استخدام الأجندة خاصة في المذاكرة، ولكن فشلت معي فشلا ذريعا، لأنه كلما تأخرت في القيام بالمهمة الأولى أو حدث طارئ ما ستكون هنالك لخبطة في باقي المهام فلم تكن تحتوي على المرونة اللازمة للتعامل معها فكانت تفقدني تركيزي وتشوشني كل مرة أكثر..لذلك ينصح الكاتب بتجنب استعمال الأجندة أثناء التخطيط ليومك وعليك ترك مجال للأمور الطارئة في جدولك.
الجيل الثالث : تحديد الأهداف : لكل شخص منا مجموعة من الأهداف التي يطمح لتحقيقها سواءا على المدى البعيد أو القصير، والمشكل الذي نعاني منه كما يقول الكاتب أننا لا نقوم برسم خطة واضحة المعالم لهذه الأهداف وكم يستغرق كل واحد منها الوقت لتحقيقه فقط نجعلها رؤوس أقلام لذلك لن يكون بإمكاننا تحقيقها في وقتها المحدد لأن أدمغتنا تعمل بنظام التحديد فتعتقد أنه لايزال لديك الوقت الكافي للقيام بها، وأحيانا كثيرة لا نقوم بتقسيم الأهداف الكبيرة إلى أخرى صغيرة مما يجعلنا نتشتت ولا نبدأ أصلا بالعمل عليها.
هنالك جيل رابع أضافه الكاتب إلى المجموعة ولكن هذا الجيل يحتوي على المفتاح الذي سيمكننا من تنظيم مهامنا والقيام بها بالطريقة الصحيحة إنها “البوصلة “ هذه التي ستنقلنا من كوننا نسعى لتنظيم وقتنا إلى “كيف نقود وقتنا نحو الوجهة الصحيحة التي تضمن لنا تحقيق أهدافنا. والطريقة موضحة في الفقرة التالية.

البوصلة عبارة عن اتجاهين 1-إتجاه الشمال و 2- موقعك الحالي الذي أنت فيه الذي لأجل أن تنتقل إلى اتجاه الشمال ما يقصده الكاتب بالشمال هو الهدف الذي تريد الوصول إليه وبعبارة أخرى الطريقة المناسبة التي تساعدك على الوصول لهدفك، اتجاه الشمال للبوصلة عبارة عن أربع نقاط -من أنت؟ -تعد باستخدام ضميرك -تعهد باستخدام إرادتك الحرة -التخيل .

من أنت = رؤيتك (أهدافك، ماذا تريد..) + المهمة (ماهو دورك في الحياة ودورك في مجتمعك وأسرتك أب، أم، معلم، طالب..) مثال: أنا خديجة طالبة و مدونة مهمتي نقل المعلومات التي أتعلمها للآخرين عن طريق مدونتي .
تعهد باستخدام ضميرك : هل هذه المهمة أو هذا الهدف الذي أريد الوصول إليه جيد أم لا.
تعهد باستخدام إرادتك الحرة : يعني أن أتعهد بأنني سأبذل كل ما بوسعي وكل مجهود لدي وفعل كل ما أستطيع فعله لأجل الوصول إلى الهدف الذي أريده، صحيح أنني سأضحي ببعض الأمور لأجل هدفي ولكن أنا اخترت هذا الطريق بكامل إرادتي.
التخيل : وهو أن أقوم برسم صورة عن نفسي عندما أتبع كل تلك الطرق لأصل إلى هدفي في النهاية .

أكتب هذه الخطوات في دفتر خاص أو على ورقة بحيث يمكنك الإطلاع عليها من فترة لأخرى لتذكر نفسك بما تريد الوصول إليه وهو إتجاه الشمال.

الجزء الثاني من البوصلة وهو أين أنا حاليا ؟ يوضح الكاتب ذلك من خلال الجدول التالي الذي يوضح لك طريقة قيامك بالمهام حاليا، كل ماعليك هو رسم الجدول واتباع الآتي:

المهام التي نقوم بها خلال يومنا مقسمة إلى أربعة : -مهمة وعاجلة، -مهمة وغير عاجلة، -غير مهمة وغير عاجلة -عاجلة وغير مهمة.

مهمة وعاجلة : المهام التي تأتي فجأة وتستحق منك القيام بها حالا وفي نفس الوقت القيام بها ضروري، مثلا المرض، الكوارث، مقابلات العمل، العمل بحد ذاته، الإمتحانات…كل ماعليك هو تحديد قائمة بالمهام التي تكون عاجلة ومهمة بالنسبة لك.
مهمة وغير عاجلة : مثلا التحضير لحدث ما، التخطيط لمستقبلك، الإهتمام بصحتك، المذاكرة في وقتها، فمثلا كتابة مراجعة هذا الكتاب بالنسبة لي مهمة ولكنها غير عاجلة فهذا المربع هو أفضل موقع لها، ويؤكد لنا الكاتب بأن هذا الجزء هو أهم جزء يجب أن تضع كل تركيزك عليه، وهو ما سيرفع من إنتاجيتك تدريجيا وستلاحظ ذلك على حياتك عند تركيزك عليه، فهذا المربع يتطلب منك نسبة 70% من وقتك يوميا.
: عاجلة وغير مهمة : مثل بعض المكالمات الهاتفية وردك على الرسائل، مواعيد الأشياء الترفيهية وحضور المناسبات كلها مهام غير مهمة ولكنها عاجلة. المربع الأول والثالث لا يجب منحهما أكثر من 30% من يومك.
غير مهمة وغير عاجلة : كل مايصنف داخل هذا المربع يعتبر من قاتلات الوقت مثل المحادثات غير الهادفة والنوم لساعات طويلة، الترفيه فوق الحد المسموح به، ستجد أن هنالك العديد من الأشياء التي سيتم تصنيفها في هذا المربع كونها غير عاجلة وغير مهمة ومن المفروض أن يكون الوقت المسموح بها ليومك يمثل 1% بالمئة فقط .

قم بصنع المربع واملأه بما أنت عليه حاليا ستجد أين أنت الآن وفي ماذا تقضي وقتك لتتعرف أكثر على نفسك وتكون لك رؤية واضحة لوضعك الحالي، وسيساعدك ذلك في تحديد مسارك نحو الشمال، أي نحو تحقيق هدفك الذي تريده.

حقيقة من بين أفضل الكتب التي أرشح قراءتها دائما لأنه هو ما يحتاجه كل واحد فينا ليصبح أكثر تطورا من الناحية العملية، هنالك الكثير من الأفكار موجودة في الكتاب لم تسعني التدوينة لكتابتها كلها، ولكن حسبي أنني أعطيت زبدة الكتاب والجانب الأكر عمليا فيه، أتمنى أن تكون صورة الكتاب وعما يتحدث صارت واضحة.

لمن قرأ الكتاب من قبل شاركني رأيك ماذا استفدت منه، ومن لم يقرأه هل وفقت ولو قليلا في توضيح الصورة لك؟

أتمنى لكم دوام الصحة والعافية وإلى مراجعة أخرى، دمتم بخير.